Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access).

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.Изображение кнопки

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

После просмотра отчет можно сохранить, а Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее. Ссылки на дополнительные сведения о создании отношений см. в разделе См. также.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчетов см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте.

Примечание. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access)..

Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул Печатается вверху Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.



Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

(дополнительно)

вопрос 51. Индексирование (упорядочение) записей в базе.

Упорядочение (сортировка) данных в таблицах при выводе на экран.

В процессе работы с данными в базе возникает Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). необходимость изменить порядок их следования по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте меню Записи выбрать команду Сортировка;

• Указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию.

Есть возможность упорядочения данных по значению нескольких полей одновременно, когда сначала упорядочиваются данные по значению первого заданного поля, затем в рамках одного значения первого поля упорядочиваются записи по значению второго поля и т. д.

Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр.

Порядок действия при многоуровневой сортировки таков:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). меню Записи выбрать команду Расширенный фильтр;

• В появившемся окне «Фильтр» в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей;

• Для каждого поля в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки;

• При необходимости не только упорядочить записи в таблице, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке Условие отбора задать нужное условие;

• В пункте меню Фильтр выбрать команду Применить фильтр.

Следует помнит, что поиск и сортировка в таблицах очень большого объема может занимать много времени. Для ускорения этого процесса поля, по которым проводятся указанные операции Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access)., должны быть индексированы.

Для отмены фильтра следует выбрать команду Удалить фильтр в пункте меню Записи.

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Запись – совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают признаки одного объекта предметной области.

Поле – совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области.

Вопрос 54. Пополнение и коррекция данных в БД.

Изменение таблицы может касаться изменения структуры таблицы и изменения данных в таблице. Для изменения структуры таблицы в окне «База данных» следует выбрать нужную Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). таблицу и нажать кнопку Конструктор (угольник, линейка, карандаш). Появится окно со структурой таблице. Для изменения данных в таблице следует открыть ее в окне «База данных» двойным щелчком мыши на значке таблицы. Так же можно редактировать данные с помощью объекта Форма (см. вопрос 61).

Вопрос 58. Поиск данных в БД по определенному правилу и выдача ответа в виде списка.

Для поиска в базе данных по слову или цифре выполните следующие действия: в списке объектов выберите столбец по которому необходимо произвести поиск, далее из строки меню нужно выбрать [СЕРВИС], затем [НАЙТИ...] и ввести в открывшемся диалоге слово или цифру и нажать кнопку [НАЙТИ ДАЛЕЕ], для дальнейшего Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access). поиска нажимайте клавишу F3 на клавиатуре.

Для поиска в базе данных по номеру телефона нажмите кнопку "телефон", введите номер телефона и нажмите кнопку [ОК], в списке объектов будут отображены объекты с этим номером телефона.


documentabjevnd.html
documentabjfcxl.html
documentabjfkht.html
documentabjfrsb.html
documentabjfzcj.html
Документ Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access).